Gérer les frais professionnels des salariés

Les frais professionnels sont des frais que le salarié engage pour les besoins de son travail et non pour sa seule convenance personnelle : frais de déplacement, d’hébergement, de restauration.

Ils ne peuvent pas être imputés sur sa rémunération et doivent lui être remboursés.

Remarque : l’employeur peut aussi les prendre en charge directement et financer lui-même la prestation (billet de train ou d’avion, location de voiture…).

L’employeur rembourse au salarié les frais que celui-ci a engagés : le salarié doit alors lui présenter les justificatifs de dépenses (note d’hôtel ou de restaurant, ticket de carburant…).

L’employeur peut exiger que ces justificatifs lui soient remis dans un certain délai et refuser de rembourser le salarié qui ne les lui remet pas ou les lui remet avec retard.

Remarque : il n’est pas possible de rembourser le salarié en-deçà des sommes qu’il a réellement dépensées. Mais certains peuvent aussi abuser et se livrer à des dépenses « somptuaires », d’où l’intérêt de fixer des règles et des plafonds de remboursement : billets de train remboursés sur la base du tarif 2e classe, notes de restaurant plafonnées à 50€, chambre d’hôtel plafonnée à 150€… S’il a prévu de telles dispositions, l’employeur remboursera dans la limite des plafonds définis, les dépassements restant à la charge du salarié.

Dans certains cas, le remboursement au réel est obligatoire et ne peut être remplacé par un remboursement forfaitaire (frais engagés par un salarié en télétravail, indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié dans le cadre d’une mobilité professionnelle…).

L’alternative au remboursement sur la base des frais réels est le remboursement forfaitaire : dans ce cas, le salarié perçoit une somme forfaitaire, fixée à l’avance, sur laquelle viennent s’imputer les dépenses qu’il effectue à titre professionnel. Si celles-ci excèdent le montant forfaitaire qui lui a été alloué, il doit être remboursé sur la base des dépenses réellement engagées.

Avec cette modalité de remboursement, aucun justificatif n’est exigé.

Les frais de déplacement sont engagés par le salarié pour les besoins de son travail : aller voir un client, se déplacer dans une filiale, se rendre à une réunion professionnelle. De tels déplacements ne doivent rien coûter au salarié et doivent lui être totalement remboursés.

Les frais de transport sont ceux que le salarié engage pour aller de son domicile à son lieu de travail et en revenir. Il ne s’agit pas de frais professionnels.

La loi prévoit toutefois la prise en charge partielle par l’employeur des frais engagés par les salariés empruntant les transports en commun : c’est la « participation aux frais de transport ».

L’entreprise prend en charge 50% de l’abonnement transports en commun ou service public de location de vélos.

Remarque : cette obligation, à l’origine cantonnées à l’Ile-de-France, a été étendue à toutes les régions.

L’employeur peut aller au-delà de son obligation et prendre en charge la totalité de l’abonnement.

De même, il peut verser une indemnité aux salariés qui utilisent leur vélo pour aller travailler. Il peut également verser une prime de transport aux salariés utilisant leur véhicule personnel pour se rendre à leur travail.

Remarque : ce dernier type de prime est souvent mis en place lorsque le lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun ou que les horaires du salarié ne lui permettent pas de les emprunter.