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Prime transport, mode d'emploi

Si l'employeur est tenu de prendre en charge une parie des frais de transports collectifs, sa participation aux frais de transports individuel est facultative.

Prime transport, mode d'emploi

Les frais de transport public

Tout employeur, privé ou public, situé sur le territoire français doit, depuis 2009, prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leur déplacements résidence-lieu de travail au moyen de transports publics.

Il est tenu à cette obligation quelle que soit la localisation du domicile et du lieu de travail du salarié, et même si ces deux lieux se situent dans des régions différentes.

Tous les salariés y ont droit, même ceux qui travaillent à temps partiel (pour les salariés travaillant moins d’un mi-temps, le remboursement obligatoire est proratisé).

Titres d’abonnement concernés

La prise en charge couvre tous les titres d’abonnements souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, lorsque ces déplacements sont accomplis au moyen de transport public de personnes ou de services publics de location de vélos. Il s’agit notamment :

  • des abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité et des abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF, par les entreprises de transport public, les régies et établissements publics mentionnés dans la loi du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;
  • des cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l’organisation professionnelle des transports d’Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les établissements publics précités ;
  • des abonnements à un service public de location de vélos.

Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursés.

Modalités de prise en charge

La prise en charge se calcule sur la base des tarifs de 2e classe, peu importe que le salarié ait souscrit un abonnement de 1re classe.

Sur justificatif du salarié, l’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation. Pour les intérimaires et les abonnements à un service public de vélo sans identification de l’abonné, une attestation sur l’honneur peut suffire à justifier l’abonnement.

Cette participation obligatoire doit figurer sur le bulletin de paie. Elle estexonérée des charges sociales, patronales et salariales ‘y compris la CSG et la CRDS) et d’impôt sur le revenu.

Les frais de transport individuel

Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer le trajet entre sa résidence et son lieu de travail, l’employeur peut lui verser une indemnité kilométrique dont le régime social diffère selon que le véhicule est utilisé par contrainte ou convenance personnelle. Si le salarié est obligé d’utiliser son véhicule, il peut aussi lui verser une prime exonérée de charges et d’impôt dans certaines conditions et limites.

Le versement d’indemnités kilométriques

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques. Il n’y a pas d’obligation légale en la matière, à la différence des frais de transports collectifs.

En principe, ces indemnités sont exonérées de charges sociales dans la limite du barème des indemnités kilométriques publié annuellement par l’administration fiscale.

Lorsque le salarié utilise son véhicule pour convenance personnelle, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques qui sont exonérées de charges sociales à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique.

Lorsque la résidence du salarié est éloignée de son lieu de travail, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques qui sont exonérées de charges sociales dès lors que cet éloignement ne résulte pas d’une convenance personnelle. A contrario, lorsque l’éloignement résulte de la convenance personnelle, les indemnités versées par l’employeur sont soumises à cotisations et ce, que le salarié utilise son véhicule par contrainte ou par convenance personnelle.

Le versement d’une prime de transport

 

De manière facultative, l’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés :

  • dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains,
  • ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport (ex. : travail de nuit, horaires décalés).

La prise en charge et les modalités de remboursement des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule sont mises en œuvre :

  • pour les entreprises entrant dans le champ de la négociation annuelle obligatoire (NAO), par accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;
  • pour les autres entreprises, par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

La prime de transport versée par l’employeur est exonérée de l’ensemble des charges sociales, y compris la CSG et la CRDS, dans la limite de 200 euros par année et par salarié.

Si le salarié utilise son vélo, l’employeur peut aussi lui verser une indemnité, dans la limite de 200 € par an et par salarié. Cette indemnité est également nette de charges sociales et d’impôt sur le revenu.

Retrouvez plus d’infos en téléchargeant notre kit Prendre en charge des frais de transport.

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