Mener un entretien de recadrage

Problème de comportement, de discipline ou de compétences… l’entretien de recadrage peut s’avérer utile en de multiples circonstances. C’est un acte de management courant et essentiel qui doit aboutir à un changement de comportement. Mais il nécessite aussi du courage : il est souvent plus facile de laisser les choses en l’état !

Recadrer, c’est être réactif : lorsqu’un manager identifie un problème, il doit réagir rapidement pour éviter qu’il n’empire.

Remarque : une explication à chaud nécessite de garder la tête froide! Si les esprits sont particulièrement échauffés, mieux vaut attendre que la tension retombe et dire au salarié que l’on tient à le rencontrer sur tel problème mais que cela se fera lorsque les esprits se seront un peu calmés.

La pire des choses à faire est de recadrer le salarié devant ses collègues : vous devez le rencontrer seul à seul.

Avant de démarrer l’entretien, vous devez précisément savoir ce que vous allez dire au salarié :

• préciser la nature du problème : vous devez être capable de le décrire de manière précise et factuelle, de le dater, d’en donner des exemples concrets ;
• expliquer les répercussions sur l’équipe, sur l’entreprise et bien sûr sur le salarié lui-même;
• exposer au salarié les risques qu’il encourt si la situation ne change pas (sanction, changement de poste, modification des attributions…).
• restez calme, sans agressivité : sans minorer le problème, il faut dépassionner le débat et rester concentré sur le fond. Ne portez pas de jugement, restez objectif et impartial, surtout s’il s’agit de régler un conflit entre salariés : ne prenez pas parti, a fortiori si vous n’avez pas connaissance de tous les éléments du problème !

Remarque : l’entretien de recadrage suppose que le problème soit clairement posé, et doit déboucher sur un changement de comportement.

Le salarié doit bien comprendre que si les choses restent en l’état et que son comportement n’évolue pas, il s’expose à des sanctions.

Vous devez être clair avec le collaborateur sur le comportement que vous attendez de lui et sur le délai qui lui est imparti pour redresser la barre. S’il s’agit d’un problème de discipline (difficultés relationnelles, retards répétés), l’amélioration doit s’opérer sans délai !

Si le problème est lié aux méthodes de travail ou aux compétences du salarié, il sera peut-être nécessaire de prévoir davantage de temps, et de mettre en place des actions spécifiques (suivi accru par le manager, « parrainage » par un autre salarié, formation…).

L’entretien de recadrage se veut avant tout ouvert et constructif afin de redresser une situation que vous n’estimez pas satisfaisante. Ce n’est donc pas un entretien de sanction. Il n’empêche que la différence entre un entretien de recadrage et un avertissement peut être parfois ténue, notamment lorsque le manager décide de consigner les échanges par écrit.

S’il conclut par exemple le bilan de l’entretien en enjoignant au salarié de changer rapidement de comportement sous peine de sanction, il s’agit clairement d’un avertissement. Or, un avertissement étant une sanction, il ne sera pas possible de sanctionner le salarié pour les mêmes faits si aucun élément nouveau ne s’est produit entre l’entretien de recadrage et la sanction.

Remarque : prenons un exemple : après avoir recadré un salarié sur tel ou tel problème, vous lui adressez un compte-redu écrit de vos échanges. Après quelques heures de réflexion, vous vous dites que les faits reprochés sont tout de même suffisamment sérieux pour justifier une sanction. Vous adressez alors un avertissement au salarié. Celui-ci pourra le contester devant les prud’hommes, estimant que l’entretien de recadrage constituait déjà un avertissement. En effet, une règle importante veut que les mêmes faits ne puissent être sanctionnés deux fois en l’absence d’éléments nouveaux.

Le fait qu’un entretien de recadrage puisse être requalifié en avertissement n’est pas très grave en soi et ne doit pas dissuader le manager d’agir, mais il est important de savoir qu’il peut être considéré comme une sanction, même légère.

Consigner des échanges par écrit est utile à plusieurs titres. Cela permet :

• de « fixer » les manques et les progrès attendus du salarié ;
• de donner plus de poids à l’entretien et aux attentes que vous avez formulées ;
• de garder une trace, un antécédent, donc d’avoir des éléments si la situation ne s’améliore pas et qu’il faut envisager des mesures plus sévères (sanction).