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Gérer les congés payés

Les congés payés représentent un acquis social très important pour les salariés. Bien que familiers de tous, les congés payés ont un fonctionnement bien précis, que les employeurs doivent connaître.
En général, la durée annuelle des congés payés est de 5 semaines. Pensez tout de même à vérifier votre convention collective, qui peut prévoir, selon les secteurs d’activité, des congés payés supplémentaires.
Vous trouverez dans cette rubrique toutes les réponses à vos questions sur les modalités d’acquisition des congés payés, la période de prise des congés payés, le décompte, mais aussi le calcul des jours de fractionnement ainsi que l’acquisition des congés payés pour les salariés à temps partiel. Il faut savoir que les salariés sont dans l’obligation de poser leurs congés, et ne peuvent demander à être rémunérés s’ils ne les ont pas posés, sauf si c’est l’employeur qui ne leur en a pas laissé la possibilité.
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit lui payer ses congés payés non pris.

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Congés payés : les règles en vigueur

Le salarié a droit à des congés payés et il doit les prendre. En conséquence, ceux-ci ne peuvent faire l’objet d’une compensation financière en cas de non utilisation. Les congés non pris sont perdus, sauf si l’employeur n’a pas permis au salarié de prendre la totalité de ses congés.

La durée des congés payés

La durée des congés payés correspond à deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif dans l’entreprise (article L3141-3 du Code du travail). Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine, sauf les dimanches ainsi que les jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise.
La durée totale des congés payés ne peut dépasser 30 jours ouvrables (cinq semaines), sauf dispositions plus favorables.

Le salarié ayant exercé une activité chez le même employeur, pendant la période de référence (du 1er juin de l’année civile précédente au 31 mai de l’année civile en cours), bénéficie de 30 jours de congés légaux (article R3141- 3 du code du travail).

Important : Lorsque le nombre de jours ouvrables n’est pas un nombre entier, il faut appliquer le nombre entier immédiatement supérieur (article L.3141-7 du code du travail).

Le mois de présence dans l’entreprise correspond à une période de quatre semaines ou 24 jours de travail (article L3141-4 du code du travail).

La prise des congés

La convention ou l’accord collectif, applicable à l’entreprise, fixe la période de congés payés. A défaut de ces dispositions, c’est l’employeur qui fixe la période de prise de congés selon les usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d’entreprise. Cette période est comprise entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année (article L3141-13 du code du travail).

La période des congés doit être portée à la connaissance du salarié deux mois avant l’ouverture de celle-ci par l’employeur (article D3141-5 du code du travail).

L’ordre des départs

En l’absence de clauses dans une convention ou accord collectif, de stipulation dans des usages, l’ordre des départs est fixé par l’employeur en tenant compte (article L3141-14 du code du travail) :

  1. de la situation de famille des bénéficiaires. Notamment des possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire d’un PACS (Pacte Civil de Solidarité) ;
  2. de la durée de leurs services chez l’employeur ;
  3. le cas échéant, de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Les salariés conjoints ou liés par un Pacs d’une même entreprise peuvent prétendre à un congé parallèle (article L. 3141-15 du code du travail).

Cet ordre de départ doit être communiqué à chaque salarié un mois avant son départ et faire l’objet d’un affichage dans les locaux normalement accessibles de l’entreprise (article D3141-6 du code du travail).

La date des congés et l’ordre des départs ne peuvent pas faire l’objet d’une modification dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles (article L3141-16 du code du travail).

Le décompte des congés

La durée maximale du congé prise en une seule fois est de 24 jours ouvrables. Cependant, le salarié qui démontre des contraintes géographiques particulières peut déroger à cette disposition (article L3141-17 du code du travail).
Le premier jour de congé décompté est celui durant lequel le salarié aurait normalement dû reprendre son travail (un lundi par exemple).

La période de congé se décompte en jours ouvrables. Toutefois, rien n’empêche l’employeur de la calculer en jours ouvrés (du lundi au vendredi), à condition que ce procédé ne soit pas défavorable au salarié. Dans cette éventualité, 30 jours ouvrables correspondent à 25 jours ouvrés.

Fractionnement

Le fractionnement du congé principal (24 jours ouvrables au plus) est possible. En revanche, si le congé principal ne dépasse pas 12 jours ouvrables, celui-ci doit alors être continu.
Le congé principal supérieur à 12 jours et au plus égal à 24 jours ouvrables peut être fractionné avec l’accord du salarié. Dans cette éventualité, l’un de ces fractionnements doit être au moins égal à 12 jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire (article L3141-18 du code du travail).

La fraction d’au moins 12 jours ouvrables continus doit être octroyée pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Les jours de congés payés qui restent dus peuvent être accordés en dehors de ces dates, en une ou plusieurs fois (article L3141-19 du code du travail).
Des jours de congé supplémentaires sont attribués quand une fraction du congé est fixée en dehors de la période légale :

– il est de deux jours ouvrables lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à six.
– il est de un jour ouvrable lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est compris entre trois et cinq jours.

L’indemnisation des congés payés

Le montant de l’indemnité correspond au dixième de la rémunération brute totale perçue au cours de la période du 1er juin au 31 mai (période de référence).

Le montant de cette indemnité ne peut être inférieur à celui de la rémunération que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé pendant la période de congé payé. Cette rémunération est calculée en fonction (article L3141-22 du code du travail) :

  1. du salaire acquis pour la période précédent le congé ;
  2. de la durée du travail effectif de l’établissement.

L’indemnité compensatrice de congé

L’indemnité compensatrice de congé payé est versée lors de la rupture du contrat de travail, quelle que soit le motif à l’origine de cette dernière (y compris la faute lourde) et si le salarié n’a pas bénéficié de la totalité de ses congés. Elle correspond à la fraction de congé non pris.

Salariés à temps partiel

Les salariés à temps partiel ont les mêmes droits que ceux à temps complet en matière de congé payé. Ils obtiennent également 30 jours ouvrables s’ils exercent une activité chez le même employeur du 1er juin au 31 mai de l’année précédente. Les règles de décompte sont identiques. Le premier jour de congé est le jour où le salarié aurait dû travailler.

Pour en savoir + : téléchargez notre guide pratique « spécial congés payés » pour les employeurs.

Pour aller plus loin, retrouvez nos fiches conseil détaillées sur les Congés payés.

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