Prélèvement à la source : quelles sont les responsabilités du chef d’entreprise ?

Il est préférable pour le chef d’entreprise d’être formé au prélèvement à la source afin de rassurer ses employés et de leur expliquer formellement son rôle. En effet, il est probable que certains salariés s’en prennent aux entreprises pour justifier leur manque à gagner, s’ils ne s’y sont pas préparés.

Par exemple, un employé a 400 € en moins sur son salaire net lors de la mise en place du prélèvement à la source. Il réclame alors une avance de salaire à sa société ou demande des comptes au chef d’entreprise. Il faut que ce dernier soit en mesure d’expliquer clairement qu’il est étranger à toute décision de l’administration. Même si, en pratique, il est l’interlocuteur prioritaire des salariés, il ne doit en aucun cas intervenir dans le processus du dispositif.

Le salarié doit contacter la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) avec qui il traitera directement. Même en cas d’erreur de la part de l’administration, l’employeur applique le taux reçu le plus récent, celui-ci ayant une validité de 2 mois.

De manière systématique, lors d’une nouvelle embauche, c’est le taux neutre qui s’applique dans un premier temps, avant d’être régularisé. Il est possible, si le chef d’entreprise le souhaite, de récupérer le taux choisi par le salarié afin de personnaliser sa première fiche de paie.

La démarche s’effectue sur l’application Topaze (qui n’est pas encore accessible). Mais ce n’est pas une obligation. Dans certains secteurs comme la restauration où le turnover est important, effectuer cette recherche est très long et peut être potentiellement source d’erreur.

Le prélèvement à la source s’applique sur l’ensemble des indemnités journalières (IJ), celles délivrées par la sécurité sociale (IJSS) inclues. Que les IJSS soient abrogées (l’employeur complète les indemnités pour atteindre la rémunération habituelle du salarié) ou non, le chef d’entreprise ne doit pas les inclure dans le montant de la rémunération nette imposable du salarié lorsqu’il transmet sa déclaration.

Toutefois, dans le cas d’IJSS versées en subrogation au prélèvement à la source (PAS), il devra renseigner le montant de PAS prélevé et le taux appliqué.

Lorsque l’arrêt maladie est supérieur à 2 mois, le prélèvement à la source s’arrête, l’employeur n’a plus besoin de transmettre les déclarations.

Qui dit obligations dit sanctions si elles ne sont pas respectées. L’amende minimale est de 250 euros pour l’employeur en cas de défaillance déclarative. Pour la divulgation d’informations fiscales, le collecteur écope jusqu’à 1 an d’emprisonnement et 15 000 euros d’amende.

Pour les petites entreprises, la peine est toutefois ménagée et l’administration est plus compréhensive en cas d’erreur. Un amendement sénatorial prévoit que les entreprises de moins de 21 salariés ne soient pas sanctionnées en cas d’erreur les 2 premières années de la mise en place du PAS.  Une mesure adoptée contre la volonté de l’État.