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Accomplir les formalités obligatoires

Bien que considérablement simplifiées grâce à l’instauration d'un guichet unique en 2010, les formalités de constitutions restent nombreuses. Le CFE (Centre de Formalité des Entreprises) sera l'interlocuteur unique du créateur pour toutes les formalités de départ (déclaration, enregistrement, mise en relation avec les organismes sociaux et les services fiscaux). Vous pouvez donc vous y déplacer ou plus simplement, opter pour un service en ligne (https://www.guichet-entreprises.fr/). Concrètement, l'entreprise devra être immatriculée au répertoire Sirene (tenu par l'INSEE), et selon les cas au RCS (registre du commerce et des sociétés) ou au répertoire des métiers (RM) pour les métiers de l'artisanat. A l'issue de la procédure d'enregsitrement, vous obtiendrez le fameux KBis, véritable carte d'identité de l'entreprise incluant le N° d'identification (SIREN / SIRET) et le code NAF. D'autres formalités, non traitées par le CFE, sont nécessaires. Par exemple, la vérification auprès de l'INPI que votre marque est bien disponible, de même que votre nom de domaine si vous comptez exploiter un site web (renseignez-vous auprès du Whois ou d'un registrar comme Gandi). N'oubliez pas de souscrire les assurances obligatoires et d'adhérer à une caisse de retraite dans les 3 mois ! Pensez aussi à demander les autorisations nécessaires si vous planifiez d'exercer à domicile ou dans un immeuble collectif, sans compter les démarches à faire auprès d'une banque pour obtenir un compte pro. Sachez enfin que certaines formalités obligatoires sont liées au type de société que vous allez créer comme la publication d'une annonce légale (vous pouvez le faire en ligne sur NetPME). Cette rubrique fait le point en vous apportant des conseils et des outils pour passer le cap des formalités et (enfin) démarrer.

Les formalités de création d'entreprise

Dans le cadre d’une entreprise individuelle

Comme certaines activités et professions sont réglementées, le créateur doit vérifier quelles sont les conditions requises pour exercer sa profession et s’il appartient ou non à une profession réglementée. Si c’est le cas, il doit produire un diplôme, ou justifier d’une expérience ou d’une carte professionnelle, ou bien d’une inscription à un ordre professionnel… pour immatriculer son entreprise individuelle.

  • S’adresser au CFE

Si le créateur souhaite avoir le bénéfice de l’Aide au chômeur créant ou reprenant une entreprise (Accre), il doit déposer son dossier Accre au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) en même temps que le dépôt du dossier de création ou de reprise de l’entreprise. Il est possible d’effectuer cette demande afin de bénéficier de l’Accre au plus tard 45 jours après cette déclaration. Le CFE lui délivre alors :

  1. un récépissé de dépôt de déclaration d’entreprise ;
  2. un accusé de réception du dossier de demande d’Accre indiquant que celui-ci ne sera pas transmis à l’Urssaf avant réception des autorisations délivrées par les autoritésadministratives compétentes.

L’immatriculation se fait soit en ligne, soit en direct auprès d’un CFE.

Il est conseillé aux créateurs d’effectuer ces démarches au CFE physique afin de poser en direct leurs questions spécifiques. Le CFE a pour mission de centraliser toutes les pièces du dossier et de les transmettre ensuite auprès des différents organismes concernés par la création de l’entreprise.

Le CFE compétent est situé :

  1. à la Chambre de commerce et d’industrie si l’activité est commerciale ou industrielle,
  2. à la Chambre de métiers et de l’artisanat si l’activité est artisanale ou mixte (artisanale et commerciale),
  3. à l’Urssaf si l’activité est libérale,
  4. au greffe du tribunal de commerce pour les agents commerciaux,
  5. à la Chambre d’agriculture si l’activité est agricole,
  6. au service des impôts des entreprises pour les autres catégories.

Les artisans sont tenus de s’immatriculer à la Chambre de Métiers. Toutefois, il doit au préalable effectuer le stage de préparation à l’installation pour les artisans. Il s’agit d’un stage collectif de cinq jours, obligatoire pour les créateurs d’entreprise artisanale. Ce stage est payant.
Par ailleurs, sous condition de diplômes et d’expérience professionnelle, il est possible d’obtenir des dérogations en vue de ne pas effectuer ce stage.
Ainsi, sont dispensées de ce stage, les personnes :

  1. pouvant justifier d’une formation d’un niveau égal à celui du stage ;
  2. ayant exercé au moins trois ans une activité professionnelle requérant un niveau de connaissances au moins équivalent à celui fourni par le stage ;
  3. ayant déjà été immatriculées au Répertoire des Métiers ;
  4. se déclarant en auto-entrepreneurs.

Une liste des organismes de formation habilités est disponible auprès de la Chambre de métiers et de l’artisanat. Un stage d’initiation à la gestion est également proposé aux créateurs d’entreprise commerciale ou industrielle, mais il demeure facultatif.

  • La domiciliation de l’entreprise

Concernant la domiciliation de l’entreprise, les créateurs peuvent domicilier leur entreprise chez eux s’ils y exercent leur activité.
S’ils exercent leur activité exclusivement à l’extérieur, ils peuvent également déclarer leur habitation comme adresse de l’entreprise, même en présence d’une clause interdisant la domiciliation.

Les créateurs peuvent également exercer leur activité chez eux, dès l’instant où aucune disposition contractuelle ou législative ne s’y oppose. Dans les villes de plus de 200.000 habitants et dans les départements des Hauts-de-Seine, du Val-de-Marne et de la Seine-Saint-Denis, des conditions supplémentaires sont également à remplir :

  1. il doit s’agir de leur résidence principale,
  2. l’activité doit être exercée exclusivement par les occupants du local,
  3. l’activité ne doit pas nécessiter le passage de clientèle ou de marchandises.

Enfin, les créateurs d’entreprise individuelle ne doivent pas oublier qu’ils peuvent aller faire une demande d’insaisissabilité de leur domicile principal devant un notaire avant l’immatriculation de l’entreprise afin de protéger leur patrimoine personnel.

  • La dénomination de l’entreprise

Lorsque l’on crée en entreprise individuelle, il n’y a pas à proprement parler besoin de déposer son nom. En effet, on ne distingue pas le nom de l’entreprise de celui de son propriétaire. Toutefois, il est possible d’utiliser un nom commercial et pour cela il est nécessaire de le déposer auprès de l’Inpi . Il est donc fortement recommandé de consulter au préalable l’Inpi pour vérifier que le nom choisi n’est pas déjà utilisé.

En cas de création d’un site Internet, il faut également vérifier la disponibilité du nom de domaine auprès de l’Association Française pour le Nommage Internet en Coopération (AFNIC), puis déposer ce nom de domaine pour le protéger.

  • Ouvrir un compte professionnel

Avant ’immatriculation de l’entreprise, il est conseillé d’ouvrir un compte professionnel, afin de distinguer nettement ce qui relève de vos dépenses personnelles de ce qui a trait à l’entreprise. Cela n’est pas obligatoire, mais vivement conseillé.

  • Déposer le dossier d’immatriculation au CFE

Lorsque ces formalités sont accomplies, il faut se tourner vers le CFE afin de déposer le dossier complet de demande d’immatriculation.

Il est possible de se faite assister par un assistant en formalités. Le coût s’élève à environ 60 euros.
Ensuite, une fois le dossier complété, il doit être déposé auprès du CFE, qui remet alors un « récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise » comportant notamment la mention « en attente d’immatriculation  » et, en fonction des CFE et des régions, un numéro unique d’identification.
Il appartient au CFE de transmettre le dossier aux différents organismes concernés : Urssaf, service des impôts des entreprises…

Dans le cadre d’une société

  • Avant la rédaction des statuts

Comme pour l’entreprise individuelle, le créateur doit vérifier si son activité est réglementée ou non. Et, le cas échéant, s’assurer qu’il remplit bien les conditions requises pour lancer son entreprise.

Par ailleurs, il est conseillé de retirer le dossier d’immatriculation auprès du CFE afin de l’étudier en détail.

  • La domiciliation de la société

Dans le cadre d’une société, le créateur doit justifier au CFE de la jouissance du ou des locaux où il installe le siège social de la société (bail, contrat de mise à disposition, contrat de sous-location, contrat de domiciliation…).

A noter : la société peut être domiciliée au domicile du gérant :

  1. sans limitation de durée si aucune disposition du bail, du règlement de copropriété ou aucune disposition législative ne s’y oppose,
  2. pendant une durée maximale de cinq ans dans les autres cas sous réserve d’en informer le propriétaire du local ou le syndic de copropriété.

D’autres formes de domiciliation sont possibles : sous-location dans les locaux d’une autre entreprise, recours à une société de domiciliation ou à une pépinière d’entreprise…

  • La protection du nom commercial

Dans le cadre de la création d’une société, le créateur a tout intérêt à utiliser un nom commercial pour bien se faire identifier et il devra donc réaliser les démarches d’antériorité auprès de l’INPI, puis le déposer pour être tranquille.

Lire nos articles :
Le choix d’une marque ;
Le dépôt et la vie d’une marque

  • Les apports en nature

Si le créateur souhaite faire des apports en nature, il doit, selon la forme de la société, faire intervenir un commissaire aux apports à partir d’un certains montant. A titre d’exemple, il est possible de prévoir dans les statuts de SARL qu’il n’y ait pas de recours à un commissaire aux apports lorsque la valeur d’aucun apport en nature n’excède 30.000 euros et si la valeur totale de l’ensemble des apports en nature non soumis à l’évaluation d’un commissaire aux apports n’excède pas la moitié du capital.
Une liste de commissaires aux apports est disponible auprès des tribunaux de commerce.

  • La rédaction des statuts

Bien rédiger ses statuts, c’est primordial. En effet, ceux-ci peuvent avoir des conséquences juridiques, fiscales et sociales importantes.
Une fois rédigés, il peut être opportun de les faire relire par un juriste avant d’aller les déposer. Il est possible de se tourner vers les chambres de commerce qui réalisent des permanences juridiques. Certaines sont gratuites.

Concernant la nomination du gérant, il peut être nommé soit dans les statuts, soit par un acte séparé. Cette dernière solution évite d’avoir à modifier les statuts lors de chaque changement de gérant. Il faut préciser dans l’acte de nomination, la durée de ses fonctions, l’étendue de ses pouvoirs, sa rémunération.

Au moment de la déclaration de la société au CFE,, il se peut qu’il ait besoin d’établir un état des actes accomplis au nom et pour le compte de la société en formation. En effet, pendant la période précédant la création, le dirigeant et/ ou les futurs associés sont souvent amenés à agir, à conclure des contrats en vue de la future société, ils ont pu être amenés à effectuer des dépenses pour elles.
En pratique, ils signent « au nom et pour le compte de la société X en cours de formation ». Afin de pouvoir bénéficier de cette reprise, il est nécessaire de rappeler l’ensemble de ces achats, démarches et engagements (signature d’un bail, d’un contrat de travail, achat de matériel, etc.) dans un acte annexé aux statuts. La signature des statuts par les associés vaut alors reprise de ces actes par la société.

Une fois datés et signés, quatre exemplaires des statuts doivent être enregistrés auprès du service des impôts du siège de la société.

Vous disposez sur ce site de kits complets de création de société.

  • Le dépôt des fonds en numéraire ou l’étape de la banque

A cette étape, il est opportun de rencontrer le banquier avec un business plan et un exemplaire des statuts.
Il est alors possible de demander l’ouverture d’un compte professionnel et d’y déposer les fonds constituant l’apport en espèces sur un compte bloqué. La banque doit alors délivrer un certificat de dépôt des fonds. A partir du moment où il est possible de présenter un K-bis à la banque, ces fonds sont débloqués et virés sur un compte courant ouvert au nom de la société.

Toutefois, les fonds constituant l’apport peuvent aussi être déposés à la Caisse des dépôts et consignation ou encore chez un notaire.

Par ailleurs, ces fonds doivent faire l’objet d’un dépôt dans les huit jours suivant leur réception. Il est alors accompagné de la liste des souscripteurs, indiquant leurs noms, prénoms et domicile et les sommes versées par chacun d’entre eux.

  • Avant l’immatriculation, la publication de l’annonce légale

Avant l’immatriculation de l’entreprise, il faut publier un avis de constitution de la société dans un journal d’annonces légales.
Cet avis doit indiquer : la dénomination, la forme, l’objet, le siège, la durée, le capital de la société, la nature des apports, les noms et adresses des dirigeants ainsi que le registre du commerce et des sociétés auprès duquel la société est immatriculée.
Par ailleurs, cet avis doit également indiquer les modalités d’admission aux assemblées et d’exercice du droit de vote, les clauses relatives à l’agrément des cessionnaires si elles sont prévues ainsi que la désignation de l’organe social habilité à statuer sur les demandes d’agrément.
En outre, il doit indiquer les noms et adresse du dirigeant, des associés, des administrateurs, du président du conseil d’administration, du directeur général, des membres du directoire ou du conseil de surveillance, des commissaires aux comptes, titulaire et suppléant, et des personnes ayant le pouvoir d’engager la société envers les tiers. Enfin, il faut aussi indiquer le registre du commerce et des sociétés auprès duquel la société est tenu de s’immatriculer.

Les CFE mettent à la disposition des entrepreneurs une liste des journaux d’annonces légales pour chaque département. La demande de publication de votre annonce légale peut également être faite en ligne.

  • L’immatriculation de la société au CFE

L’immatriculation de la société se fait par le dépôt auprès du CFE des documents requis :

  1. deux exemplaires des statuts,
  2. le journal d’annonces légales ou une copie de la demande d’insertion de l’avis,
  3. le formulaire d’immatriculation
  4. une attestation sur l’honneur de non condamnation du gérant ainsi qu’une photocopie de sa carte nationale d’identité,
  5. le certificat de domiciliation de l’entreprise,
  6. deux exemplaires du procès verbal prononçant la nomination du gérant (s’il n’est pas désigné dans les statuts) ;
  7. deux exemplaires originaux du certificat de la banque dépositaire des fonds avec liste des souscripteurs ;
  8. deux exemplaires du rapport du commissaire aux apports datés et signés ;
  9. l’acte de déclaration du statut du conjoint, le cas échéant ;
  10. l’autorisation des parents en cas de création d’une SASU par un mineur non émancipé ;
  11. la copie du document permettant l’exercice d’une activité réglementée, le cas échéant ;
  12. le justificatif d’identité des dirigeants, personnes morales, le cas échéant ;
  13. le justificatif de domiciliation de l’entreprise ;
  14. l’acte de nomination du commissaire aux comptes, le cas échéant ;
  15. la demande d’Accre, le cas échéant.

Attention : cette liste peut différer selon les CFE.

A partir de ce moment, la société est en cours d’immatriculation. Elle naît officiellement le jour de son enregistrement au registre du commerce et des sociétés.
Une fois le dossier complet déposé, le CFE remet, gratuitement et sans délai au créateur, un « récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise » comportant notamment la mention « en attente d’immatriculation » et, dans certains cas, le numéro unique d’identification de l’entreprise attribué par l’Insee. Ce récépissé n’est valable que pendant la période précédant l’immatriculation et tout au plus dans un délai d’un mois.

La démarche s’effectue soit dans les locaux du CFE soit directement en ligne. Dans ce cas, le récépissé de dépôt de dossier prend la forme d’un accusé de réception électronique.

 

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